Qu’est ce que le Lean Planning et pourquoi l’adopter?

Caroline Basecqz
May 10, 2022

Introduction du Lean sur chantier

Il n’est pas à rappeler que le contexte économique et concurrentiel de la construction demande aux entreprises de faire preuve constamment d’ingéniosité et d’innovation pour parvenir à réduire leurs coûts et leurs délais, tout en assurant la qualité du travail exécuté. A côté de ces améliorations conceptuelles et techniques, c’est aussi et surtout l’optimisation de leur organisation qui est indispensable pour y parvenir.

Contexte en enjeux

Vient souvent la question traditionnelle : “Comment gagner du temps ?”, bien qu’il faut d’abord se demander “Pourquoi perd-on du temps ?” et ainsi contrer les “On a toujours fait comme ça !”. Aujourd’hui, force est de constater que des inefficacités et des gaspillages dans l’emploi des ressources humaines et matérielles sont observés à différents niveaux d’une entreprise, bien qu’ils sont souvent difficiles à identifier et à éliminer (manque de coordination, manque de communication, manque d’anticipation des besoins, attentes dues à des indisponibilités de ressources, déplacements inutiles sur chantier, erreurs d’exécution, problèmes de stockage, oublis de facturation, multiplication des réunions et rapports, sur-contrôle, …). De plus, des études récentes du bureau McKinsey & Company montrent que 80% des chantiers sont livrés en retard par rapport au délai contractuel, que 25 à 50 % des coûts de construction sont imputables au gaspillage des matériaux et à l’inefficacité des ressources humaines, que 30% des heures de travail sont sans valeur ajoutée pour le client final et que 98% des grands projets sont en dépassement de planning et de budget.

C’est un effet domino car les retards exercent alors une pression sur les délais, ce qui exige de faire travailler plusieurs corps de métier en même temps, amenant à des encombrements sur les lieux de la livraison et de stockage des marchandises, compliquant les déplacements et augmentant le risque d’erreurs, de pertes de temps, d’accidents et destruction de matériaux par les intempéries.

Et pourtant, à chaque problème, sa solution !

Solution apportée par le LEAN

C’est ainsi que depuis plus d’une vingtaine d’années, plusieurs livres et études à l’échelle mondiale ont déjà analysé l’application de la méthodologie Lean, mise en place initialement par Toyota entre les années 50 et 75 dans le secteur automobile, à la gestion des chantiers à travers le monde, en parlant de “Lean Construction” ou encore “Construction sans gaspillage”. Le Lean est défini comme “un système de production permettant la réduction systématique des gaspillages par tous les acteurs sur l’ensemble des activités afin d’augmenter la satisfaction du client” (Lean construction – Font & Grua).

Pour satisfaire au mieux le client, la démarche vise à repenser la gestion et la coordination dans le secteur de la construction, en améliorant de manière continue tous les processus d’une entreprise, à chaque étape du projet (avant-projet, étude, gros-oeuvre, second oeuvre, exploitation/maintenance) et à tous les niveaux de hiérarchies afin de diminuer autant que possible les gaspillages dans le but de respecter les délais, compresser les coûts ainsi que diminuer les défauts et reprises. Pour y parvenir, cette démarche se veut collaborative et participative, en impliquant tous les acteurs du chantier (MOA, MOE, bureaux d’études, entreprises et les futurs exploitants) afin d’intégrer leurs avis et leurs besoins, tout en assurant l’engagement et la responsabilisation de chacun dans l’atteinte des objectifs tout au long du projet.

Son principal atout est que la mise en place de cette démarche ne demande pas d’efforts supplémentaires à fournir. Au contraire, vous serez finalement mieux organisés et donc plus efficaces.

Implémentation du Lean sur chantier

Il existe une multitude d’outils liés au Lean (Last Planner System, Méthologie 5S, Kanban, Value Streaming Mapping…), s’appliquant chacun aux divers processus d’un chantier (gestion du planning, des achats, de la sécurité, de la qualité et de la logistique) et à sélectionner sur base de l’analyse du type de projet, des objectifs souhaités et de l’équipe.

Last Planner® System

C’est surtout l’outil Lean Planning, également appelé “Planning chemin de fer” qui va être mis en place en premier. Il s’agit d’un planning collaboratif, où chaque acteur du projet va participer à sa création et son suivi, en début de chantier et lors de réunions hebdomadaires de chantier. Chacun va s’engager sur la réalisation de tâches, en ayant ainsi la possibilité de communiquer sur les points problématiques à anticiper, de partager leurs besoins respectifs et de réfléchir ensemble à l’enchaînement idéal pour les travaux à réaliser. De cette manière, on assure d’obtenir un planning optimisé, compris et accepté par tous, tout en permettant de partager une vision commune et claire.

Zoning et micro-zoning

La dimension géographique du chantier va être intégrée pour parler de “Planning géo-temporel”. Le chantier est décomposé en “micro-zones”, idéalement d’une taille similaire (étage, unité de logements, ….) et intégrées au planning pour lui donner un effet d’escalier permettant de voir qui travaille, où et pendant combien de temps afin de coordonner au mieux les interventions, selon le rythme de chacun. On va alors créer des séquences de tâches, que l’on va répéter autant de fois qu’il y a de zones.

​​Quand le planning est défini, il va ensuite être suivi de manière hebdomadaire. Lors de ces réunions hebdomadaires sur chantier, la présence de toutes les équipes est primordiale. L’avancement réalisé pour chaque tâche et chaque zone par rapport au planning sera analysé avec les sous-traitants concernés et il sera ainsi possible d’échanger pour traiter de manière collaborative les problèmes et les aléas de chantier afin de garder la maîtrise et la sécurisation des délais sans être impacté par le retard individuel de chaque tâche ou sous-traitant.

Le digital au service du Lean Planning

L’avancement d’un chantier se traduit de deux manières en gestion de projet, d’une part pour le suivi du planning, d’autre part pour le suivi de la facturation. Jusqu’à présent ce suivi était réalisé à 3 reprises par des acteurs bien souvent différents:
1. Par le conducteur afin de mettre à jour le planning
2. Par l’ingénieur afin de mettre à jour les états d’avancement des sous-traitants
3. Par le gestionnaire afin de mettre à jour l’état d’avancement du client.
L’impact de ce fonctionnement en silo a un coût important pour le chantier puisqu’il représente une surcharge administrative pour les équipes qui souvent réalisent ce travail dans la précipitation, ce qui augmente le risque d’erreur.

Et si les 3 pouvaient être connectés et automatisés suivant l’avancement réel du chantier?

Smartbeam répond justement à ce besoin d’optimisation en liant les postes d’un état d’avancement aux tâches Lean correspondantes permettant ainsi de compléter le suivi opérationnel du planning proposé par des solutions telles que Letsbuild ou Teamoty.

La mise à jour de l’avancement des tâches sur chantier permet désormais aux ingénieurs et gestionnaires d’obtenir des états d’avancement sous-traitants et client pré-complétés prêts à être patagés pour approbation.

Le croisement de ces données via une intégration permet également d’obtenir un reporting complet spatio-temporel de l’avancement de votre chantier et de mesurer l’impact financier d’un retard sur le planning.

A quel résultat s’attendre?

Cette démarche est très satisfaisante pour les équipes. Nous constatons en effet une meilleure communication et cohésion entre l’entreprise et les sous-traitants. La mise en place d’un système de facturation lié au planning et l’intégration de ceux-ci au processus décisionnel de planification tend à hausser leur niveau d’implication et diminuer les conflits. Nous constatons également que grâce au déploiement du planning et des états d’avancement collaboratifs sur le chantier, le niveau de coordination entre tous les corps d’états a considérablement augmenté. Le conducteur de travaux suit plus facilement le niveau d’avancement des travaux, les entreprises sont plus efficaces et payées plus rapidement.

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